Київ, пр. Бажана, 30, кв. 8

ccc@ccc.kiev.ua

КОНКУРС 2 - ПОШИРЕНІ ПОМИЛКИ ПОДАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ТА ПАПЕРОВОГО ЗВІТІВ03 червня 2020

ЕЛЕКТРОННИЙ ЗВІТ

 

ПРОЦЕДУРНІ ПОМИЛКИ, які найчастіше роблять Бенефіціари, подаючи електронний звіт

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

·   подавати паперовий звіт без попереднього погодження електронної версії до дати у пункті 3.2 договору; 

·    до дати, зазначеної у пункті 3.2. договору про грант, на електронну пошту проекту необхідно подати 5 звітних форм у електронному вигляді; 

·   подавати звітні форми у вільному форматі, у форматі PDF, заархівовані або надсилати лише посилання на сторонні ресурси;

·    використовувати лише звітні форми у word форматі, які затверджені Конкурсом і надсилаються кожному грантеру координатором ТЦК.

·    Звітні форми надсилати окремими файлами, одним листом, доданими файлами до електронного листа;

·   неправильно зазначати назву Бенефіціара у «шапці» звітних форм, а саме, зазначати тільки свої ПІБ або залишати рядок пустим;

·    у всіх звітних формах (3, 4, 5, 6, 7) у «шапці» зазначати назву Бенефіціара з приставкою ФОП, СФГ, ПП чи ТОВ;

·  неправильно зазначати звітний період, він же – термін дії договору і термін проекту у звітних формах. 

·    зазначати звітний період з дати підписання договору до дати, що вказана у пункті 1.4 договору. Якщо вам подовжували термін дії проекту, то до дати, що вказана у спеціальному листі-подовженні або у додатковій угоді. 

 

ПОМИЛКИ в електронному звіті

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

·  у Формі 3 пропускати зазначення інформації: стать працевлаштованих осіб та наявність або відсутність у них статусу ВПО; 

·   зазначати інформацію у форматі: жінок – 3, з них 0 має статус ВПО; чоловіків – 1, з них 1 має статус ВПО; 

·  у Формі 3 допускати помилки у розрахунках створених робочих місць у межах проекту; 

·   не рахувати ФОП як створене нове робоче місце, коли аплікант вже був зареєстрований на момент подачі заявки як ФОП. І навпаки – потрібно враховувати ФОП, як нове створене робоче місце, якщо аплікант не мав статусу ФОП на момент подачі заявки; 

·  у Формі 3, у колонці 4, вставляти  фото придбаного в межах проекту або рахунків про оплату;

·   у Формі 3, у колонці 4 надати перелік документів: копії трудового договору, штатного розпису, повідомлення про прийняття на роботу, копія договору оренди, фото обладнання тощо (див. додаток №3 до Договору, таблиця 1);

·  у Формі 4 ігнорувати внесення або не правильно вносити дані, що були заплановані у заявці на грант та фактичні; 

·   у Формі 4, у колонках «Місяць план» необхідно писати суми з додатку С до аплікаційної форми «План руху грошових потоків», що зазначені там у колонках місяців 1 та 2.

·   У колонки «Місяць факт» обов’язково вносяться дані першого та другого місяця вашого проекту; 

·  у Формі 4 у рядку 2 «Надходження» не зазначати суму грантових коштів;

·   у Формі 4 у рядку 2 «Надходження» зазначати фактично отриману суму першого траншу;

·   у Формі 5 ігнорувати внесення або не правильно вносити дані, що були заплановані у заявці на грант (додаток В);

·   у Формі 5 у колонці «Заплановано на кінець другого місяця реалізації бізнес-плану» вносити інформацію з додатка В до аплікаційної форми «Фінансовий план», а саме з колонки -«місяць 2»;

·  у Формі 6 у колонці Ж зазначати номерів/повні реквізити фінансових документів: рахунків-фактур, видаткових накладних, платіжних доручень тощо;

·   у Формі 6 у колонці Ж зазначити номери аркушів паперового звіту, де знаходяться копії  підтверджуючих документів для кожної статті витрат;

·  у Формі 6 звітуватися тільки за суму І траншу; 

·  звітувати за 100% суми гранту; 

·  у Формі 6 невірно зазначати суми під таблицею;

·  у Формі 6 зазначити наступні суми:

сума коштів гранту, що була отримана  - сума І траншу;
сума коштів гранту, що вже витрачена – 100% суми гранту;
сума коштів гранту для фінального траншу – сума ІІ траншу;

·  у Формі 6 неправильно зазначати статті витрат у колонці «Б», а саме – не з Кошторису.

·  Змінювати/додавати статті витрат благодійного гранту у односторонньому порядку;

·  у Формі 6 звітуватись виключно за кошти гранту. Перенести до колонки «Б» найменування витрат та суми (суворо ті, що відносяться до колонки 5 Кошторису);

·  у Формі 7 неправильно зазначати власний внесок - статті витрат у колонці «Б»;

·  у Формі 7 звітуватись виключно за власні ресурси підприємця, переносити дані, найменування витрат та суми, що відносяться до колонки 6 Кошторису;

·  можна додавати статті витрат, якщо протягом проекту Ви мали не заплановані у Кошторисі витрати за рахунок власного внеску;

·  у Формі 7 не заповнювати рядок під таблицею «частка фактичної суми власних ресурсів», у відсотках від суми гранту.

·  порахувати відсоток власного внеску від суми гранту і зазначити це у відповідному рядку під таблицею у Формі 7.

 

 

ПАПЕРОВИЙ ЗВІТ

 

ПРОЦЕДУРНІ ПОМИЛКИ, які найчастіше роблять Бенефіціари, подаючи паперовий звіт

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

·   надсилати документи у пластикових файлах, без їх належного об’єднання у єдиний звіт;  

·   збирати документи у звіт у хаотичному порядку, не нумерувати документи.

·    подати звіт у складеному вигляді з використанням папки-швидкозшивача, без використання файлів;

·    систематизувати, нумерувати копії звітних документів, зроблені на папері форматі А4, у порядку розташування статей витрат  Кошторису; 

·    має бути чіткий зв’язок звітних документів зі статтею витрат у Кошторисі.

 

ПОМИЛКИ у паперовому звіті

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

·   забувати додати звітні документи на підтвердження створення робочих місць;

·    надати копії повідомлення у податкову про створення робочих місць і копії трудових договорів; якщо Ви подали повідомлення он-лайн, додати копію квитанції 2.

·  забувати додавати документи на підтвердження оплати праці найманим у межах реалізації бізнес-плану працівникам;

·    до звіту додати копії розрахунково-платіжних відомостей з підписами осіб, що отримали заробітну плату або платіжні документи про перерахування заробітної плати на рахунки працівників;

·    надати копії платіжних доручень на підтвердження перерахування єдиного внеску, податку з доходів та військового збору;

·  не додавати до звіту документи, які свідчать про проведення процедури тендеру (якщо така процедура  вимагалась);

·  у обов’язковому порядку додати копії документів про проведення тендеру на закупівлю:

-   роздрукований з електронної пошти лист-погодження ТЦК на вибір однієї цінової пропозиції,

-   копія листа-обґрунтування (Форма 9),

-   копії трьох цінових пропозицій;

·  порушувати алгоритми звітування щодо придбання товарів, робіт, послуг і відповідно – порядок розташування звітних документів у звіті;

·  кожна проста фінансова операція має підставу (рахунок – фактуру), платіжний документ про здійснення операції (платіжне доручення з даними, що відповідають рахунку) та документ на підтвердження її  завершення  (видаткова накладна або відповідний акт прийому – передачі). Документи розташовуйте у звіті саме у цьому порядку;

·  докладати до звіту документи про оплату, що здійснені з карткового рахунку або готівкою;

·  додати до звіту документи про оплату у безготівковій формі. Усі копії платіжних документів мають містити ідентифікацію платника як ФОП, СФГ, ПП чи ТОВ;

·  звітувати копіями документів, за якими неможливо прослідкувати логіку оплати:  з конкретного рахунку, конкретною особою відповідному постачальнику та за конкретний товар, роботу, послугу;

·  додати до звіту копії платіжних доручень з відміткою банку про проведення платежів з поточного рахунку Бенефіціара. Допустимим є надання виписки банку з відповідного рахунку за період реалізації проекту;

·  забувати належним чином оформити документи підтвердження отримання товарів, послуг  або робіт;

·  додати до звіту копії: видаткової накладної або акту прийому-передачі з наявністю підписів постачальника та отримувача;

·  не зазначати або неправильно зазначати суб’єкт правовідносин у договорах або рахунках-фактурах, платіжних документах та документах на підтвердження отримання товарів, послуг або робіт.

·  усі копії документів, зроблені з оригіналів, повинні мати чіткі реквізити та свідчити про те, що стороною у відповідній бухгалтерській операції  є саме ФОП або юридична особа, яка є суб’єктом правовідносин з ТЦК.

 

 

ПОШИРЕНІ ПОМИЛКИ ПОДАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ТА ПАПЕРОВОГО ЗВІТІВ

 

 

Перш, ніж приступити до підготовки звітів, УВАЖНО ознайомтеся з договором про грант та Посібником з використання благодійного гранту та звітування (Додаток 3). На сторінках 13-20 Посібника містяться докладні інструкції щодо порядку підготовки та подання описового та фінансового звітів. ЧІТКЕ СЛІДУВАННЯ ІНСТРУКЦІЯМ буде запорукою успішного та оперативного затвердження звітів.

 

 

 

ЕЛЕКТРОННИЙ ЗВІТ

 

ПРОЦЕДУРНІ ПОМИЛКИ, які найчастіше роблять Бенефіціари, подаючи електронний звіт

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

·  подавати паперовий звіт без попереднього погодження електронної версії до дати у пункті 3.2 договору;

·    до дати, зазначеної у пункті 3.2. договору про грант, на електронну пошту проекту необхідно подати 5 звітних форм у електронному вигляді;

·  подавати звітні форми у вільному форматі, у форматі PDF, заархівовані або надсилати лише посилання на сторонні ресурси;

·    використовувати лише звітні форми у word форматі, які затверджені Конкурсом і надсилаються кожному грантеру координатором ТЦК.

·    Звітні форми надсилати окремими файлами, одним листом, доданими файлами до електронного листа;

·  неправильно зазначати назву Бенефіціара у «шапці» звітних форм, а саме, зазначати тільки свої ПІБ або залишати рядок пустим;

·    у всіх звітних формах (3, 4, 5, 6, 7) у «шапці» зазначати назву Бенефіціара з приставкою ФОП, СФГ, ПП чи ТОВ;

·  неправильно зазначати звітний період, він же – термін дії договору і термін проекту у звітних формах.

·    зазначати звітний період з дати підписання договору до дати, що вказана у пункті 1.4 договору. Якщо вам подовжували термін дії проекту, то до дати, що вказана у спеціальному листі-подовженні або у додатковій угоді.

 

ПОМИЛКИ в електронному звіті

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

·  у Формі 3 пропускати зазначення інформації: стать працевлаштованих осіб та наявність або відсутність у них статусу ВПО;

·   зазначати інформацію у форматі: жінок – 3, з них 0 має статус ВПО; чоловіків – 1, з них 1 має статус ВПО;

·  у Формі 3 допускати помилки у розрахунках створених робочих місць у межах проекту;

·   не рахувати ФОП як створене нове робоче місце, коли аплікант вже був зареєстрований на момент подачі заявки як ФОП. І навпаки – потрібно враховувати ФОП, як нове створене робоче місце, якщо аплікант не мав статусу ФОП на момент подачі заявки;

·  у Формі 3, у колонці 4, вставляти  фото придбаного в межах проекту або рахунків про оплату;

·   у Формі 3, у колонці 4 надати перелік документів: копії трудового договору, штатного розпису, повідомлення про прийняття на роботу, копія договору оренди, фото обладнання тощо (див. додаток №3 до Договору, таблиця 1);

·  у Формі 4 ігнорувати внесення або не правильно вносити дані, що були заплановані у заявці на грант та фактичні;

·   у Формі 4, у колонках «Місяць план» необхідно писати суми з додатку С до аплікаційної форми «План руху грошових потоків», що зазначені там у колонках місяців 1 та 2.

·   У колонки «Місяць факт» обов’язково вносяться дані першого та другого місяця вашого проекту;

·  у Формі 4 у рядку 2 «Надходження» не зазначати суму грантових коштів;

·   у Формі 4 у рядку 2 «Надходження» зазначати фактично отриману суму першого траншу;

·  у Формі 5 ігнорувати внесення або не правильно вносити дані, що були заплановані у заявці на грант (додаток В);

·   у Формі 5 у колонці «Заплановано на кінець другого місяця реалізації бізнес-плану» вносити інформацію з додатка В до аплікаційної форми «Фінансовий план», а саме з колонки -«місяць 2»;

·  у Формі 6 у колонці Ж зазначати номерів/повні реквізити фінансових документів: рахунків-фактур, видаткових накладних, платіжних доручень тощо;

·   у Формі 6 у колонці Ж зазначити номери аркушів паперового звіту, де знаходяться копії  підтверджуючих документів для кожної статті витрат;

·  у Формі 6 звітуватися тільки за суму І траншу;

·  звітувати за 100% суми гранту;

·  у Формі 6 невірно зазначати суми під таблицею;

· у Формі 6 зазначити наступні суми:

сума коштів гранту, що була отримана  - сума І траншу;

сума коштів гранту, що вже витрачена – 100% суми гранту;

сума коштів гранту для фінального траншу – сума ІІ траншу;

·  у Формі 6 неправильно зазначати статті витрат у колонці «Б», а саме – не з Кошторису.

·  Змінювати/додавати статті витрат благодійного гранту у односторонньому порядку;

· у Формі 6 звітуватись виключно за кошти гранту. Перенести до колонки «Б» найменування витрат та суми (суворо ті, що відносяться до колонки 5 Кошторису);

·  у Формі 7 неправильно зазначати власний внесок - статті витрат у колонці «Б»;

· у Формі 7 звітуватись виключно за власні ресурси підприємця, переносити дані, найменування витрат та суми, що відносяться до колонки 6 Кошторису;

· можна додавати статті витрат, якщо протягом проекту Ви мали не заплановані у Кошторисі витрати за рахунок власного внеску;

· у Формі 7 не заповнювати рядок під таблицею «частка фактичної суми власних ресурсів», у відсотках від суми гранту.

·  порахувати відсоток власного внеску від суми гранту і зазначити це у відповідному рядку під таблицею у Формі 7.

 

 

ПАПЕРОВИЙ ЗВІТ

 

ПРОЦЕДУРНІ ПОМИЛКИ, які найчастіше роблять Бенефіціари, подаючи паперовий звіт

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

·  надсилати документи у пластикових файлах, без їх належного об’єднання у єдиний звіт;

·  збирати документи у звіт у хаотичному порядку, не нумерувати документи.

·   подати звіт у складеному вигляді з використанням папки-швидкозшивача, без використання файлів;

·   систематизувати, нумерувати копії звітних документів, зроблені на папері форматі А4, у порядку розташування статей витрат  Кошторису; 

·   має бути чіткий зв’язок звітних документів зі статтею витрат у Кошторисі.

 

ПОМИЛКИ у паперовому звіті

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

·  забувати додати звітні документи на підтвердження створення робочих місць;

·   надати копії повідомлення у податкову про створення робочих місць і копії трудових договорів; якщо Ви подали повідомлення он-лайн, додати копію квитанції 2.

· забувати додавати документи на підтвердження оплати праці найманим у межах реалізації бізнес-плану працівникам;

·   до звіту додати копії розрахунково-платіжних відомостей з підписами осіб, що отримали заробітну плату або платіжні документи про перерахування заробітної плати на рахунки працівників;

·   надати копії платіжних доручень на підтвердження перерахування єдиного внеску, податку з доходів та військового збору;

· не додавати до звіту документи, які свідчать про проведення процедури тендеру (якщо така процедура  вимагалась);

· у обов’язковому порядку додати копії документів про проведення тендеру на закупівлю:

-   роздрукований з електронної пошти лист-погодження ТЦК на вибір однієї цінової пропозиції,

-   копія листа-обґрунтування (Форма 9),

-   копії трьох цінових пропозицій;

· порушувати алгоритми звітування щодо придбання товарів, робіт, послуг і відповідно – порядок розташування звітних документів у звіті;

· кожна проста фінансова операція має підставу (рахунок – фактуру), платіжний документ про здійснення операції (платіжне доручення з даними, що відповідають рахунку) та документ на підтвердження її  завершення  (видаткова накладна або відповідний акт прийому – передачі). Документи розташовуйте у звіті саме у цьому порядку;

· докладати до звіту документи про оплату, що здійснені з карткового рахунку або готівкою;

· додати до звіту документи про оплату у безготівковій формі. Усі копії платіжних документів мають містити ідентифікацію платника як ФОП, СФГ, ПП чи ТОВ;

· звітувати копіями документів, за якими неможливо прослідкувати логіку оплати:  з конкретного рахунку, конкретною особою відповідному постачальнику та за конкретний товар, роботу, послугу;

· додати до звіту копії платіжних доручень з відміткою банку про проведення платежів з поточного рахунку Бенефіціара. Допустимим є надання виписки банку з відповідного рахунку за період реалізації проекту;

· забувати належним чином оформити документи підтвердження отримання товарів, послуг  або робіт;

· додати до звіту копії: видаткової накладної або акту прийому-передачі з наявністю підписів постачальника та отримувача;

· не зазначати або неправильно зазначати суб’єкт правовідносин у договорах або рахунках-фактурах, платіжних документах та документах на підтвердження отримання товарів, послуг або робіт.

· усі копії документів, зроблені з оригіналів, повинні мати чіткі реквізити та свідчити про те, що стороною у відповідній бухгалтерській операції  є саме ФОП або юридична особа, яка є суб’єктом правовідносин з ТЦК.

 

ПОШИРЕНІ ПОМИЛКИ ПОДАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ТА ПАПЕРОВОГО ЗВІТІВ

 

 

Перш, ніж приступити до підготовки звітів, УВАЖНО ознайомтеся з договором про грант та Посібником з використання благодійного гранту та звітування (Додаток 3). На сторінках 13-20 Посібника містяться докладні інструкції щодо порядку підготовки та подання описового та фінансового звітів. ЧІТКЕ СЛІДУВАННЯ ІНСТРУКЦІЯМ буде запорукою успішного та оперативного затвердження звітів.

 

 

 

ЕЛЕКТРОННИЙ ЗВІТ

 

ПРОЦЕДУРНІ ПОМИЛКИ, які найчастіше роблять Бенефіціари, подаючи електронний звіт

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

  • подавати паперовий звіт без попереднього погодження електронної версії до дати у пункті 3.2 договору; 
    • до дати, зазначеної у пункті 3.2. договору про грант, на електронну пошту проекту необхідно подати 5 звітних форм у електронному вигляді; 
  • подавати звітні форми у вільному форматі, у форматі PDF, заархівовані або надсилати лише посилання на сторонні ресурси;
    • використовувати лише звітні форми у word форматі, які затверджені Конкурсом і надсилаються кожному грантеру координатором ТЦК.
    • Звітні форми надсилати окремими файлами, одним листом, доданими файлами до електронного листа;
  • неправильно зазначати назву Бенефіціара у «шапці» звітних форм, а саме, зазначати тільки свої ПІБ або залишати рядок пустим;
    • у всіх звітних формах (3, 4, 5, 6, 7) у «шапці» зазначати назву Бенефіціара з приставкою ФОП, СФГ, ПП чи ТОВ;
  • неправильно зазначати звітний період, він же – термін дії договору і термін проекту у звітних формах. 
    • зазначати звітний період з дати підписання договору до дати, що вказана у пункті 1.4 договору. Якщо вам подовжували термін дії проекту, то до дати, що вказана у спеціальному листі-подовженні або у додатковій угоді. 
 
   
   
   

 

ПОМИЛКИ в електронному звіті

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

  • у Формі 3 пропускати зазначення інформації: стать працевлаштованих осіб та наявність або відсутність у них статусу ВПО; 
    • зазначати інформацію у форматі: жінок – 3, з них 0 має статус ВПО; чоловіків – 1, з них 1 має статус ВПО; 
  • у Формі 3 допускати помилки у розрахунках створених робочих місць у межах проекту; 
    • не рахувати ФОП як створене нове робоче місце, коли аплікант вже був зареєстрований на момент подачі заявки як ФОП. І навпаки – потрібно враховувати ФОП, як нове створене робоче місце, якщо аплікант не мав статусу ФОП на момент подачі заявки; 
  • у Формі 3, у колонці 4, вставляти  фото придбаного в межах проекту або рахунків про оплату;
    • у Формі 3, у колонці 4 надати перелік документів: копії трудового договору, штатного розпису, повідомлення про прийняття на роботу, копія договору оренди, фото обладнання тощо (див. додаток №3 до Договору, таблиця 1);
  • у Формі 4 ігнорувати внесення або не правильно вносити дані, що були заплановані у заявці на грант та фактичні; 
    • у Формі 4, у колонках «Місяць план» необхідно писати суми з додатку С до аплікаційної форми «План руху грошових потоків», що зазначені там у колонках місяців 1 та 2.
    • У колонки «Місяць факт» обов’язково вносяться дані першого та другого місяця вашого проекту; 
  • у Формі 4 у рядку 2 «Надходження» не зазначати суму грантових коштів;
    • у Формі 4 у рядку 2 «Надходження» зазначати фактично отриману суму першого траншу;
  • у Формі 5 ігнорувати внесення або не правильно вносити дані, що були заплановані у заявці на грант (додаток В);
    • у Формі 5 у колонці «Заплановано на кінець другого місяця реалізації бізнес-плану» вносити інформацію з додатка В до аплікаційної форми «Фінансовий план», а саме з колонки -«місяць 2»;
  • у Формі 6 у колонці Ж зазначати номерів/повні реквізити фінансових документів: рахунків-фактур, видаткових накладних, платіжних доручень тощо;
    • у Формі 6 у колонці Ж зазначити номери аркушів паперового звіту, де знаходяться копії  підтверджуючих документів для кожної статті витрат;
  • у Формі 6 звітуватися тільки за суму І траншу; 
  • звітувати за 100% суми гранту; 
  • у Формі 6 невірно зазначати суми під таблицею;
    • · у Формі 6 зазначити наступні суми:
 
   
   
   
   
   
   
   
 

сума коштів гранту, що була отримана  - сума І траншу;

сума коштів гранту, що вже витрачена – 100% суми гранту;

сума коштів гранту для фінального траншу – сума ІІ траншу;

  • у Формі 6 неправильно зазначати статті витрат у колонці «Б», а саме – не з Кошторису.
  • Змінювати/додавати статті витрат благодійного гранту у односторонньому порядку;
    • · у Формі 6 звітуватись виключно за кошти гранту. Перенести до колонки «Б» найменування витрат та суми (суворо ті, що відносяться до колонки 5 Кошторису);
  • у Формі 7 неправильно зазначати власний внесок - статті витрат у колонці «Б»;
    • · у Формі 7 звітуватись виключно за власні ресурси підприємця, переносити дані, найменування витрат та суми, що відносяться до колонки 6 Кошторису;
    • · можна додавати статті витрат, якщо протягом проекту Ви мали не заплановані у Кошторисі витрати за рахунок власного внеску;
    • · у Формі 7 не заповнювати рядок під таблицею «частка фактичної суми власних ресурсів», у відсотках від суми гранту.
      • порахувати відсоток власного внеску від суми гранту і зазначити це у відповідному рядку під таблицею у Формі 7.
 
   
   

 

 

ПАПЕРОВИЙ ЗВІТ

 

ПРОЦЕДУРНІ ПОМИЛКИ, які найчастіше роблять Бенефіціари, подаючи паперовий звіт

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

  • надсилати документи у пластикових файлах, без їх належного об’єднання у єдиний звіт;  
  • збирати документи у звіт у хаотичному порядку, не нумерувати документи.
    • подати звіт у складеному вигляді з використанням папки-швидкозшивача, без використання файлів;
    • систематизувати, нумерувати копії звітних документів, зроблені на папері форматі А4, у порядку розташування статей витрат  Кошторису; 
    • має бути чіткий зв’язок звітних документів зі статтею витрат у Кошторисі.
 

 

ПОМИЛКИ у паперовому звіті

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

  • забувати додати звітні документи на підтвердження створення робочих місць;
    • надати копії повідомлення у податкову про створення робочих місць і копії трудових договорів; якщо Ви подали повідомлення он-лайн, додати копію квитанції 2.
    • · забувати додавати документи на підтвердження оплати праці найманим у межах реалізації бізнес-плану працівникам;
      • до звіту додати копії розрахунково-платіжних відомостей з підписами осіб, що отримали заробітну плату або платіжні документи про перерахування заробітної плати на рахунки працівників;
      • надати копії платіжних доручень на підтвердження перерахування єдиного внеску, податку з доходів та військового збору;
      • · не додавати до звіту документи, які свідчать про проведення процедури тендеру (якщо така процедура  вимагалась);
        • · у обов’язковому порядку додати копії документів про проведення тендеру на закупівлю:
 
   
 

-   роздрукований з електронної пошти лист-погодження ТЦК на вибір однієї цінової пропозиції,

-   копія листа-обґрунтування (Форма 9),

-   копії трьох цінових пропозицій;

  • · порушувати алгоритми звітування щодо придбання товарів, робіт, послуг і відповідно – порядок розташування звітних документів у звіті;
    • · кожна проста фінансова операція має підставу (рахунок – фактуру), платіжний документ про здійснення операції (платіжне доручення з даними, що відповідають рахунку) та документ на підтвердження її  завершення  (видаткова накладна або відповідний акт прийому – передачі). Документи розташовуйте у звіті саме у цьому порядку;
    • · докладати до звіту документи про оплату, що здійснені з карткового рахунку або готівкою;
      • · додати до звіту документи про оплату у безготівковій формі. Усі копії платіжних документів мають містити ідентифікацію платника як ФОП, СФГ, ПП чи ТОВ;
      • · звітувати копіями документів, за якими неможливо прослідкувати логіку оплати:  з конкретного рахунку, конкретною особою відповідному постачальнику та за конкретний товар, роботу, послугу;
        • · додати до звіту копії платіжних доручень з відміткою банку про проведення платежів з поточного рахунку Бенефіціара. Допустимим є надання виписки банку з відповідного рахунку за період реалізації проекту;
        • · забувати належним чином оформити документи підтвердження отримання товарів, послуг  або робіт;
          • · додати до звіту копії: видаткової накладної або акту прийому-передачі з наявністю підписів постачальника та отримувача;
          • · не зазначати або неправильно зазначати суб’єкт правовідносин у договорах або рахунках-фактурах, платіжних документах та документах на підтвердження отримання товарів, послуг або робіт.
            • · усі копії документів, зроблені з оригіналів, повинні мати чіткі реквізити та свідчити про те, що стороною у відповідній бухгалтерській операції  є саме ФОП або юридична особа, яка є суб’єктом правовідносин з ТЦК.
 
   
   
   
   

 

ПОШИРЕНІ ПОМИЛКИ ПОДАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ТА ПАПЕРОВОГО ЗВІТІВ

 

 

Перш, ніж приступити до підготовки звітів, УВАЖНО ознайомтеся з договором про грант та Посібником з використання благодійного гранту та звітування (Додаток 3). На сторінках 13-20 Посібника містяться докладні інструкції щодо порядку підготовки та подання описового та фінансового звітів. ЧІТКЕ СЛІДУВАННЯ ІНСТРУКЦІЯМ буде запорукою успішного та оперативного затвердження звітів.

 

 

 

ЕЛЕКТРОННИЙ ЗВІТ

 

ПРОЦЕДУРНІ ПОМИЛКИ, які найчастіше роблять Бенефіціари, подаючи електронний звіт

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

  • подавати паперовий звіт без попереднього погодження електронної версії до дати у пункті 3.2 договору;
    • до дати, зазначеної у пункті 3.2. договору про грант, на електронну пошту проекту необхідно подати 5 звітних форм у електронному вигляді;
  • подавати звітні форми у вільному форматі, у форматі PDF, заархівовані або надсилати лише посилання на сторонні ресурси;
    • використовувати лише звітні форми у word форматі, які затверджені Конкурсом і надсилаються кожному грантеру координатором ТЦК.
    • Звітні форми надсилати окремими файлами, одним листом, доданими файлами до електронного листа;
  • неправильно зазначати назву Бенефіціара у «шапці» звітних форм, а саме, зазначати тільки свої ПІБ або залишати рядок пустим;
    • у всіх звітних формах (3, 4, 5, 6, 7) у «шапці» зазначати назву Бенефіціара з приставкою ФОП, СФГ, ПП чи ТОВ;
  • неправильно зазначати звітний період, він же – термін дії договору і термін проекту у звітних формах.
    • зазначати звітний період з дати підписання договору до дати, що вказана у пункті 1.4 договору. Якщо вам подовжували термін дії проекту, то до дати, що вказана у спеціальному листі-подовженні або у додатковій угоді.
 
   
   
   

 

ПОМИЛКИ в електронному звіті

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

  • у Формі 3 пропускати зазначення інформації: стать працевлаштованих осіб та наявність або відсутність у них статусу ВПО;
    • зазначати інформацію у форматі: жінок – 3, з них 0 має статус ВПО; чоловіків – 1, з них 1 має статус ВПО;
  • у Формі 3 допускати помилки у розрахунках створених робочих місць у межах проекту;
    • не рахувати ФОП як створене нове робоче місце, коли аплікант вже був зареєстрований на момент подачі заявки як ФОП. І навпаки – потрібно враховувати ФОП, як нове створене робоче місце, якщо аплікант не мав статусу ФОП на момент подачі заявки;
  • у Формі 3, у колонці 4, вставляти  фото придбаного в межах проекту або рахунків про оплату;
    • у Формі 3, у колонці 4 надати перелік документів: копії трудового договору, штатного розпису, повідомлення про прийняття на роботу, копія договору оренди, фото обладнання тощо (див. додаток №3 до Договору, таблиця 1);
  • у Формі 4 ігнорувати внесення або не правильно вносити дані, що були заплановані у заявці на грант та фактичні;
    • у Формі 4, у колонках «Місяць план» необхідно писати суми з додатку С до аплікаційної форми «План руху грошових потоків», що зазначені там у колонках місяців 1 та 2.
    • У колонки «Місяць факт» обов’язково вносяться дані першого та другого місяця вашого проекту;
  • у Формі 4 у рядку 2 «Надходження» не зазначати суму грантових коштів;
    • у Формі 4 у рядку 2 «Надходження» зазначати фактично отриману суму першого траншу;
  • у Формі 5 ігнорувати внесення або не правильно вносити дані, що були заплановані у заявці на грант (додаток В);
    • у Формі 5 у колонці «Заплановано на кінець другого місяця реалізації бізнес-плану» вносити інформацію з додатка В до аплікаційної форми «Фінансовий план», а саме з колонки -«місяць 2»;
  • у Формі 6 у колонці Ж зазначати номерів/повні реквізити фінансових документів: рахунків-фактур, видаткових накладних, платіжних доручень тощо;
    • у Формі 6 у колонці Ж зазначити номери аркушів паперового звіту, де знаходяться копії  підтверджуючих документів для кожної статті витрат;
  • у Формі 6 звітуватися тільки за суму І траншу;
  • звітувати за 100% суми гранту;
  • у Формі 6 невірно зазначати суми під таблицею;
    • · у Формі 6 зазначити наступні суми:
 
   
   
   
   
   
   
   
 

сума коштів гранту, що була отримана  - сума І траншу;

сума коштів гранту, що вже витрачена – 100% суми гранту;

сума коштів гранту для фінального траншу – сума ІІ траншу;

  • у Формі 6 неправильно зазначати статті витрат у колонці «Б», а саме – не з Кошторису.
  • Змінювати/додавати статті витрат благодійного гранту у односторонньому порядку;
    • · у Формі 6 звітуватись виключно за кошти гранту. Перенести до колонки «Б» найменування витрат та суми (суворо ті, що відносяться до колонки 5 Кошторису);
  • у Формі 7 неправильно зазначати власний внесок - статті витрат у колонці «Б»;
    • · у Формі 7 звітуватись виключно за власні ресурси підприємця, переносити дані, найменування витрат та суми, що відносяться до колонки 6 Кошторису;
    • · можна додавати статті витрат, якщо протягом проекту Ви мали не заплановані у Кошторисі витрати за рахунок власного внеску;
    • · у Формі 7 не заповнювати рядок під таблицею «частка фактичної суми власних ресурсів», у відсотках від суми гранту.
      • порахувати відсоток власного внеску від суми гранту і зазначити це у відповідному рядку під таблицею у Формі 7.
 
   
   

 

 

ПАПЕРОВИЙ ЗВІТ

 

ПРОЦЕДУРНІ ПОМИЛКИ, які найчастіше роблять Бенефіціари, подаючи паперовий звіт

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

  • надсилати документи у пластикових файлах, без їх належного об’єднання у єдиний звіт;
  • збирати документи у звіт у хаотичному порядку, не нумерувати документи.
    • подати звіт у складеному вигляді з використанням папки-швидкозшивача, без використання файлів;
    • систематизувати, нумерувати копії звітних документів, зроблені на папері форматі А4, у порядку розташування статей витрат  Кошторису; 
    • має бути чіткий зв’язок звітних документів зі статтею витрат у Кошторисі.
 

 

ПОМИЛКИ у паперовому звіті

 

НЕ ТРЕБА:

А ТРЕБА:

  • забувати додати звітні документи на підтвердження створення робочих місць;
    • надати копії повідомлення у податкову про створення робочих місць і копії трудових договорів; якщо Ви подали повідомлення он-лайн, додати копію квитанції 2.
    • · забувати додавати документи на підтвердження оплати праці найманим у межах реалізації бізнес-плану працівникам;
      • до звіту додати копії розрахунково-платіжних відомостей з підписами осіб, що отримали заробітну плату або платіжні документи про перерахування заробітної плати на рахунки працівників;
      • надати копії платіжних доручень на підтвердження перерахування єдиного внеску, податку з доходів та військового збору;
      • · не додавати до звіту документи, які свідчать про проведення процедури тендеру (якщо така процедура  вимагалась);
        • · у обов’язковому порядку додати копії документів про проведення тендеру на закупівлю:
 
   
 

-   роздрукований з електронної пошти лист-погодження ТЦК на вибір однієї цінової пропозиції,

-   копія листа-обґрунтування (Форма 9),

-   копії трьох цінових пропозицій;

  • · порушувати алгоритми звітування щодо придбання товарів, робіт, послуг і відповідно – порядок розташування звітних документів у звіті;
    • · кожна проста фінансова операція має підставу (рахунок – фактуру), платіжний документ про здійснення операції (платіжне доручення з даними, що відповідають рахунку) та документ на підтвердження її  завершення  (видаткова накладна або відповідний акт прийому – передачі). Документи розташовуйте у звіті саме у цьому порядку;
    • · докладати до звіту документи про оплату, що здійснені з карткового рахунку або готівкою;
      • · додати до звіту документи про оплату у безготівковій формі. Усі копії платіжних документів мають містити ідентифікацію платника як ФОП, СФГ, ПП чи ТОВ;
      • · звітувати копіями документів, за якими неможливо прослідкувати логіку оплати:  з конкретного рахунку, конкретною особою відповідному постачальнику та за конкретний товар, роботу, послугу;
        • · додати до звіту копії платіжних доручень з відміткою банку про проведення платежів з поточного рахунку Бенефіціара. Допустимим є надання виписки банку з відповідного рахунку за період реалізації проекту;
        • · забувати належним чином оформити документи підтвердження отримання товарів, послуг  або робіт;
          • · додати до звіту копії: видаткової накладної або акту прийому-передачі з наявністю підписів постачальника та отримувача;
          • · не зазначати або неправильно зазначати суб’єкт правовідносин у договорах або рахунках-фактурах, платіжних документах та документах на підтвердження отримання товарів, послуг або робіт.
            • · усі копії документів, зроблені з оригіналів, повинні мати чіткі реквізити та свідчити про те, що стороною у відповідній бухгалтерській операції  є саме ФОП або юридична особа, яка є суб’єктом правовідносин з ТЦК.